Controlar el horario de los trabajadores es, en la actualidad, fundamental debido a los cambios que se han producido en la mayoría de las empresas, puesto que se ha cambiado de un modelo en el que la mayoría del tiempo se pasaba en la oficina o en el puesto presencial de la empresa, a pasar al teletrabajo, una forma de trabajar que, aunque ya estaba vigente en nuestra sociedad, bien es cierto que no tenía tanta visibilidad como la tiene ahora. Para conocer si un trabajador realiza todas las horas que está estipulado en su contrato de trabajo, existen softwares de control horario que pueden ayudar al empresario a gestionar la productividad y rendimiento de sus profesionales. En este artículo queremos hablarte de qué son y en qué consisten estos programas, como también las ventajas que aportan.
¿En qué consisten los softwares de control horario?
Tener información sobre los horarios que están teniendo nuestros empleados, como también gestionar dichos datos de manera eficiente puede ayudarnos a conocer la producción y rendimiento de cada profesional que tenemos contratado, saber, por ejemplo, si uno de los trabajadores está rindiendo más de lo normal y por lo tanto, merece un reconocimiento o, por el contrario, comprobar que otra persona que tenemos en nuestra plantilla o bien no cumple con la productividad exigida o si sale o entra en más de una ocasión del trabajo a una hora que no es la estipulada en el contrato.
Con los softwares de control de horario podremos tener toda la información en un mismo lugar, consiguiendo también saber, por ejemplo, si un trabajador se encuentra en baja laboral o se ha tomado un par de días de vacaciones, ideal si tenemos que organizar la plantilla para que no se note la falta de aquellos trabajadores que no se encuentran trabajando en ese preciso momento. Además de estos datos, también tendremos otras opciones para realizar en un buen programa de control de asistencia y a continuación queremos hablarte de todas las ventajas que vas a poder disfrutar como empresario de estos softwares que, una vez que los hayas empezado a utilizar, los verás como algo muy beneficioso para la productividad de la empresa.
Ventajas de los softwares de control horario
Aunque no todos los problemas de control de horario en el ámbito laboral se centran en el teletrabajo, puesto que podemos encontrarnos casos en los que los trabajadores se escaquean minutos antes de sus puestos de trabajo para llegar antes a casa, o incluso se pasan más tiempo de la cuenta fuera tomando café, los softwares que gestionan este tipo de acciones pueden serte de mucha utilidad, aportándote ventajas que no habías imaginado que podrías tener, como por ejemplo, la posibilidad de que cada final de mes se genere de manera automática, por cada empleado, un informe estadístico de todas las horas que ha realizado para la empresa y que, en caso de ser menor de lo estipulado o incluso encontrar patrones en los que la persona salía antes de su puesto de trabajo, poder presentarlo incluso en un juicio, puesto que sería aceptado como una prueba de esta infracción por parte del empleado.
Otra de las ventajas más directas es que se le va a quitar un peso bastante grande a los que trabajan en el equipo de recursos humanos, puesto que estas personas tienen que estar gestionando, en caso de no tener un software de control horario como el que mencionamos, las horas de entrada y salida de manera directa en papel y bolígrafo o incluso en diferentes documentos creados y enviados por correos electrónicos. Esto puede que sea algo sencillo en ciertas empresas cuyo número de trabajadores es menor de diez, pero cuando estamos hablando de plantillas que pueden incluso rozar la centena, esto se complica bastante y es cuando comienzan los fallos y sobre todo, la pérdida de tiempo al tener que ir de un documento a otro, tiempo que se podría utilizar para otras actividades que podrían dar mayor productividad a la empresa. Al automatizarse la gestión de los horarios laborales de los trabajadores se logra que el equipo de RRHH se centre en aquello que realmente requiere tiempo y esfuerzo.
Otros beneficios de los softwares de control horario
En ocasiones, algunas empresas no tienen bien organizado los días de vacaciones de sus empleados, ni tampoco las bajas laborales, por lo que pueden quedar tareas que queden en el aire sin que nadie del personal esté realizándose y que, cuando menos se espera, surja esta reducción de la producción en dicha tarea, lo que puede conllevar incluso a la pérdida de un cliente importante o que uno de los servicios que cubre el negocio no esté siendo tan efectivo como lo era en su momento.
Hacer que el equipo de recursos humanos cuente con un programa de este tipo, conseguirá que pueda visualizar en todo momento los días de vacaciones que tiene cada empleado y cuándo se van a utilizar, para que de esta manera el trabajo del resto de empleados pueda ser desplazado para cubrir las bajas consiguiendo que no haga falta cubrir más vacantes hasta que se vuelva a reincorporar la persona de sus vacaciones. Tener todo organizado y poder optar con un simple vistazo de estos detalles es lo que va a conseguir que la gestión por parte del equipo de RRHH sea más directa y sin errores, los cuales, cuando se dan, pueden desembocar en una serie de fallos que no es conveniente que sucedan.
Cabe destacar que, si el trabajador conoce este tipo de software y es partícipe de ellos, podrá también gestionar de manera autónoma su productividad, visualizando qué es lo que debe hacer cada día para poder llevarlo a cabo o incluso superar las expectativas y rendir más para lograr estar por encima de lo que se le exige y pelear de esta manera por un aumento o incluso un reconocimiento por parte de sus superiores. Esto hará que la productividad en general suba considerablemente y que los objetivos que se ha puesto la empresa se cumplan al final del año.